Fraværsmarkering – nøkkelen til suksess

Å markere fravær er det samme som å si når man er tilgjengelig. Har man en enhetlig løsning skal det være nok å markere fraværet en gang og det er synlig for alle – om man forsøker å booke et møte, om man ringer en persons kontortelefon, mobil eller sentralbord.

Trio Enterprise har noen fine løsninger for enhetlig fraværsmarkering. Dersom man registrerer fravær, så vil ikke samtaler bli tildelt når fraværet er aktivt. Dette kan gjelde ved mobilsamtaler, Lync samtaler eller ved tradisjonelle PABX løsninger. Samtidig som samtaler ikke blir tildelt, får innringer en presis opplest tilbakemelding som forteller om fraværet og når du er tilgjengelig igjen. Dette alene kan avlaste sentralbordet mye. Sentralbord og kolleger vil også ha oversikt over registrerte fravær og kan slik gi bedre service. Fraværsmarkering blir derfor nøkkelen til suksess for deg selv, for dine kolleger og for de som prøver å nå tak i deg.

Et fravær vil se slik ut for Trio sentralbordet ved søk på person eller innkommende samtale. Dette er likt uavhengig av metode benyttet for å definere fraværet:


Fravær vises umiddelbart på bruker i Trio Sentralbordet

Sentralbordet kan fraværsmarkere

Fravær kan markeres og settes på ansatte direkte fra Trio Agent som sentralbordet benytter. Dette gjøres ved å søke opp ansatte og trykke på ikonet for fravær. Det vil da komme opp et vindu hvor fraværet kan spesifiseres – også frem i tid.

Fravær satt fra Trio Enterprise Attendant

Dersom et fravær velges fra nedtrekkslisten i Trio Agent, vil standardverdier definert for fraværstypen gjelde umiddelbart (eksempelvis Lunsj i 30 minutter, Møte i 2 timer osv).

Nedtrekksliste med direkte fraværsvalg

Outlook Calendar kan motta fraværskoder

Ansatte kan selv markere fravær i avtaler som legges inn i Outlook Calendar (Trio støtter også Lotus Notes og andre store løsninger). Når en avtale opprettes i kalenderen av den ansatte, benyttes Trio koder i emnefeltet for å markere fraværstype. Merk at dette fungerer på ALLE terminaler som har satt opp Kalender integrasjon mot Outlook/Exchange uten å installere noen tillegg – herunder Android, IOS, Webmail osv.
Trio fraværskodene består av 3 STORE bokstaver. Disse forteller hvilken type fravær det er snakk om – for eksempel FERie, LUNsj, MØTe, TJenesteReise osv. Her er en oversikt over kodene satt opp i en standard installasjon.

Oversikt over TRIO fraværskoder

3-bokstavs koden skal så bli etterfulgt av enten kolon (:) for å sperre telefonen, eller semikolon (;) for ikke å sperre telefonen. Deretter følger emnefeltet som vanlig. Ved innkalling til møter med flere deltagere vil man ved bruk av fraværskodene sikre at man har et stille møte hvor ingen deltagere blir forstyrret av innkommende telefoner! Innringer vil får opplest fravær som forteller når møtedeltageren er tilgjengelig, sentralbordet vil ha full oversikt og kolleger vil ha full oversikt.

Et eksempel på hvor enkelt dette er i bruk ser vi her:

Møtekode i Subject feltet i Outlook Kalender innslag

Trio Assistant Web

Fravær kan også markeres i Trio sin Web Assistant som kan settes opp på Trio serveren. Denne siden vil vise alle registrerte fravær som Trio har registrert på brukeren (via sentralbord, kalender eller DTMF). Nye fravær kan også registreres fra disse websidene.

I det daglige er det nok de to tidligere nevnte metodene som blir oftest benyttet for fraværsregistrering, men Trio Web Assistant har en godt skjult hemmelighet som heter Hurtigknapp som kan være til god hjelp for å registrere AdHoc fravær som Lunsj og annet.

Hurtigknapper kan enkelt legges til av hver enkelt bruker:

Legg til ny Hurtigknapp

Fyll der inn informasjon om fraværet som ønskes bak den nye hurtigknappen:

Spesifiser hurtigknappen

Det er også mulig å redigere, slette og lage nye hurtigknapper via Innstillinger – Hurtigknapper:

Redigeringsmuligheter for hurtigknapper.

Hurtigknappene er godt tilgjengelige på fremsiden til Trio Assistant Web:

Enkel tilgang til Hurtigknappene på fremsiden

Så langt har alt vært ut av boksen.

Siden du har lest så langt som dette skal du bli tilkjennegjort med en dypt bevart hemmelighet rundt Trio Web Assistant. Det er mulig å ta tak i en hurtigknapp og dra den ut til en snarvei på Skrivebordet for enkel tilgang:

Trekking av hurtigknapper til skrivebordet er en dypt bevart hemmelighet!

I skjermbildet over har jeg valgt å legge snarveiene til mine hurtigknapper i en mappe i stedet for direkte på skrivebordet. Grunnen til det er en enda dypere bevart hemmelighet hvor hurtigknappene integreres som en verktøylinje nede ved SystemTray i Windows. Høgreklikk på startlinjen og velg å legge til en ny verktøylinje:

Legg opp egen verktøylinje for hurtigknapper

Velg nå mappen som inneholder snarveiene til alle hurtigknappene dine:

Trio mappen inneholder snarveiene til mine hurtigknapper

Nå blir det opprettet en magisk liten Trio meny nede på startlinjen som alltid er tilgjengelig. Fra denne er det enkelt å sette raske fraværsmarkeringer uten å måtte minimere, stenge eller starte vinduer:

En ny magisk Trio meny med snarveier til fraværsmarkeringer

Konklusjonen

Utallige Trio implementasjoner viser at fraværsmarkering er nøkkelen til suksess. Fraværsmarkering er et gode for alle brukere av systemet ved aktiv bruk.

Tradisjonelt sett har Sentralbordet hatt oversikt og de kan nå registrere dette inn i systemet fortløpende som de får inn meldinger om fravær. Dette blir da umiddelbart tilgjengelig for alle Agenter som betjener systemet og for alle som forsøker å nå vedkommende. Dette gjør jo at sentralbordet blir avlastet.

Fravær som Sentralbordet registrerer på en ansatt i Trio vil også bli synkronisert ut til vedkommende sin Outlook kalender. Slik vil de se hvordan dette kan og skal registreres direkte der – neste gang gjør de det kanskje selv direkte fra Outlook eller mobilen. Kolleger til vedkommende vil også møte fraværsmarkeringen i form av opplest fravær – de vil kanskje bli imponert og få lyst til å fremstå like profesjonelt selv. Slik vil dette spre seg i organisasjonen og fraværsmarkering i Kalender vil være den primære metodikken for planlagte fravær.

Det hemmelige trikset rundt å lage en egen Trio meny med Hurtigknapper vil være en fin metodikk for å fange opp de kortere fraværene som man gjerne ikke planlegger i kalenderen – slik som lunsj, korte turer ute osv.

Ved tradisjonelle PABX løsninger kan man også fraværsmarkere seg ved hjelp av DTMF signalering, men dette er ikke nevnt spesielt i denne artikkelen.

Metodikken for fraværsmarkering blir dermed underordnet – mennesker vil raskt se at dette gagner både dem selv, de som de samarbeider med og de som forsøker å nå dem – fraværsmarkering ER en nøkkel til suksess i dagens business!

Dette er eksempel på hvordan vi i Serit kan bistå med å trekke merverdi ut av de investeringer dere allerede har lagt ned i Lync, Trio og Exchange. Ta kontakt om du trenger hjelp med å samordne dine løsninger.