Outlook App erstatter mail på mobil og nettbrett

Det finnes omtrent like mange applikasjoner for epost som det finnes tre i en middels norsk barskog. De adresserer alle et område som for mange oppfattes som personlig og hvor de fleste har forskjellige arbeidsvaner. For få år siden var det utenkelig at Microsoft skulle slippe Outlook for Android og iOS. Kan det nå tenkes at dette i dag er eneste riktige standard for jobbmail?

Epost applikasjoner er en morsom liten greie. På samme måte som nettlesere har vi benyttet de i alle evighet. Likevel er kravene og behovene annerledes i dag enn i 1999. Teknologien er mye lik, men brukeropplevelsen og kravet til sikkerhet har utviklet seg enormt.

Outlook uavhengig av plattform

I bedriftsammenheng har Microsoft Exchange vært dominerende som epost løsning, og gjennom Exchange Active Sync har vi lenge fått epost, kalender og kontakter inn på smarttelefonen. Dette har utviklet seg stadig. Serverplattformen har for de fleste etterhvert flyttet ut i Microsoft sin skyløsning, samtidig som de ansatte i større grad enn før ønsker tilgang fra personlige enheter. Dette øker nødvendigheten av sikkerhet rundt løsningen, noe som igjen setter premisser for hvilke epost applikasjoner som er fornuftig å benytte. Her seiler Microsoft Outlook opp som den beste og sikreste klienten for Android og iOS.

Ved hjelp av mekanismer i Microsoft sin skyløsning kan nå bedriften og brukernes kommunikasjon og data sikres. Dette krever dog at det er Microsoft sine egne applikasjoner som benyttes også på mobiler og nettbrett. Sikkerheten kan da ivaretas mellom Outlook, Word, Excel, OneDrive for Business, OneNote, Teams og andre applikasjoner fra Microsoft. Tilgangen mellom klient og server sikres da samtidig som dataene i applikasjone også sikres at de ikke kommer på avveie. Inntil nylig var epostadresse og passord det eneste man trengte for å sette opp epost på mobiltelefonen. Nå kan og vil det settes strengere krav for tilgangen til bedriftens data – dersom du vil ha epost på din telefon må reglene følges.

Outlook App tilpassinger

Tilpassingene gjøres fra Settings menyen inne i Outlook. Trykk oppe i venstre hjørne av Outlook for å få opp mappelisten med snarvei til Settings. Bildene her er fra Android, men finnes også for iOS. (trykk for større bilde)

Jeg pleier å tilpasse alternativene for å sveipe i Innboksen til min behov. (trykk for større bilde)

Kan her velge hva som skjer når man sveiper til høgre og venstre. Jeg har valgt at markere som lest/ulest ved sveiping til høgre. Til venstre har jeg valgt å slette eposter. (Trykk for større bilde)

Jeg har ellers satt opp en personlig autosignatur i Outlook App omtrent som i Outlook på PC. Les forøvrig egen artikkel rundt autosignatur i Outlook på PC. (Trykk for større bilde)

Autosignatur kopierte jeg med meg fra en mail sendt fra PC funnet i sendte elementer. Den er noe tilpasset ettersom jeg ikke har rik tekstformatering her. (Trykk for større bilde)

Organisering og visning av eposter oppleves bedre om man fjerner haken for “Organiser etter tråd”. Dette gjelder spesielt opplevelsen ved å svare på epost. (Trykk for større bilde)

Under Innstillinger – Kalender kan du sette på visning av ukenumre i Outlook kalenderen.

For å få med kontakter fra Outlook og inn i telefonens kontakter må selve kontoen tilpasses. Dette forutsetter at denne muligheten ikke er låst ned sentralt. (Trykk for større bilde)

Velg nå å synkronisere kontakter fra Outlook og inn på enheten. Ved bruk av Android Work Profile vil disse kontaktene nå legges i kontakter tilhørende den profilen. Dialoger fra disse kontaktene (sms etc) vil da bli markert som jobbdialoger. (Trykk for større bilde)

På iOS har jeg valgt å legge inn Outlook, Teams og OneNote som valg under dele-knappen. Dette settes enkelt opp med siste knappen på linjen. (Trykk for større bilde)

Det kan være hensiktsmessig å fjerne visning av Outlook elementer på låstskjermen. Her er eksempel fra iOS hvor man under Innstillinger – Varslinger – Outlook fjerne hake for å vise varsler på låst skjerm. (Trykk for større bilde)

Kalenderbruk

Etter innføringen av Intune for administrasjon av mobile enheter og sikring av bedrifters data er det mange som mister kalenderinnslagene fra Outlook Kalender inn mot den innebygde kalenderen i iOS og Android. Dette kommer i tilfelle som en følge av at Intune er satt opp til å begrense Exchange synkronisering kun mot applikasjoner som lar seg administrere. Appen Microsoft Outlook er et eksempel på dette. Kalenderinnslagene fra bedriftskalenderen vil derfor kun være tilgjengelig gjennom applikasjonen Microsoft Outlook.

Det kan derfor være like greit å venne seg til å benytte kalenderen i Microsoft Outlook ved innføring av Intune. Bruk kalenderen til å opprette nye avtaler og følge opp agendaen din på jobb. Husk du kan tilpasse visningen.

Velg Kalenderdelen av Outlook Appen og tilpass visningen. Prøv også kalenderen på nettbrettet i liggende visning. (Trykk for større bilde)

Private kalendere inn i Outlook Kalender

Det har nå kommet mulighet for å legge de private kalenderne inne i Outlook appen (Google kalender, iTunes kalender og øvrige kalendere som er definert opp på enheten). Dette gjør at man da får en samlet visning over avtaler på jobb og privat direkte i Outlook kalender. Når aktuelle kalendere er lagt inn, kan man enklet velg hvilke som skal vises i menyen. Det blir da også mulig å opprette nye avtaler i de private kalenderne gjennom Outlook appen. Med denne utvidelsen har jeg nå min jobb og privat kalender tilgjengelig i Outlook. Jeg har tilgang til interessante delte kalendere på jobb og jeg har tilgang til familiens private Gmail kalendere direkte i Outlook kalender.

Trykk på “+” knappen inne på menyen i Outlook Kalender og du får tilgang til å legge til andre kalendere på enheten, delte kalendere fra Exchange, Gmail kalendere, iCloud kalendere med mere.

Jeg håper du finner noen av disse tipsene interessante. Har du andre tilpasninger du selv pleier å gjøre er jeg glad om du tipser meg om disse – legg gjerne igjen en kommentar under her. Ønsker du hjelp til å få kontroll over bedriftens data som bor ute på de ansattes mobiltelefoner kan vi i Serit bistå med dette – ta gjerne kontakt for å høre mer om mulighetene som finnes for å sikre at brukerne har riktige verktøy på sine mobiler og at dataene i verktøyene forblir sikre.